In base al Regolamento per l'Attività istituzionale, le domande di contributo possono essere presentate, durante tutto l’arco dell’anno, da tutti gli enti, pubblici e privati, purchè senza fine di lucro. Le richieste vengono esaminate in via preliminare dagli uffici di segreteria dell’ente, che ne valuta la correttezza formale e la completezza della documentazione. La fase istruttoria si conclude con la redazione da parte degli uffici di una relazione di sintesi di ogni richiesta, firmata dal Segretario Generale, la quale verifica ed accerta la sussistenza dei requisiti oggettivi e soggettivi e la completezza della documentazione.

Le domande di contributo, una volta istruite e corredate da tutti i documenti necessari, vengono messe a disposizione dei componenti il Consiglio di Amministrazione, cui per Statuto compete il compito di assegnazione delle risorse disponibili per l’attività istituzionale, e del Presidente della Fondazione che coordina il Consiglio e cui spetta un importante ruolo propositivo nella fase deliberativa.

A supporto delle proprie decisioni, il Consiglio di Amministrazione, può avvalersi dell’esame preventivo da parte di commissioni consultive o di studio, composte da membri del medesimo organo amministrativo, in modo di evidenziare in particolare gli obiettivi da raggiungere ed indicare le risorse che si propone di destinare al finanziamento delle iniziative.

L’esito delle deliberazioni del Consiglio viene prontamente comunicato per iscritto agli enti beneficiari, ai quali vengono anche fornite tutte le indicazioni circa le modalità per l’erogazione del contributo.

Il Consiglio di Amministrazione delibera in merito alle erogazioni istituzionali con frequenza regolare, provvedendo sistematicamente a comunicare agli organi di stampa il risultato dell’attività erogativa del periodo di riferimento.

In sintesi, principali criteri ai quali si ispira la Fondazione nella gestione dell’attività istituzionale sono i seguenti:

• operare negli ambiti non coperti dall’attività svolta dalle strutture pubbliche ed associative secondo il principio guida della sussidiarietà, ossia senza sostituirsi ad esse;
• osservare che i fondi stanziati vengano utilizzati, salvo eccezioni motivate, entro la fine dell’esercizio successivo a quello dello stanziamento, pena il decadere del beneficio;
• stimolare il grado di auto-sostenibilità dei progetti, finanziando le iniziative per un importo di norma non superiore al 50% del preventivo di spesa presentato;
• privilegiare investimenti, anche patrimoniali, in impieghi collegati allo sviluppo del territorio, attivati direttamente dalla Fondazione oppure indirettamente mediante supporto finanziario ad enti o società tramite soggetti finanziatori intermedi (es. Cassa Depositi e Prestiti e Perseo Spa);
• favorire interventi di durata limitata nel tempo, solitamente annuale, fatta eccezione per alcuni progetti di carattere pluriennale particolarmente rilevanti per il territorio (es. interventi di ristrutturazione delle residenze per anziani);
• utilizzare lo strumento delle Società Strumentali per il perseguimento degli scopi statutari, come avviene con Un.I.Ver. e A.T.L. Vercelli e Valsesia;
• perfezionare i meccanismi di valutazione e rendicontazione dei progetti attraverso un sempre più rigoroso monitoraggio, sia ex-ante che ex-post, degli interventi principali.
  

Nell’esame della domande vengono in particolare tenuti in considerazione i seguenti elementi, che il Regolamento prevede come principali fattori di valutazione:

• il valore sociale dell’attività svolta, ovvero i riflessi in termini di benefici per la popolazione locale e le ricadute sul territorio;
• la capacità dei progetti di soddisfare i bisogni che emergono dal territorio nei settori di riferimento;
• il carattere innovativo dell’iniziativa e il grado di originalità del progetto;
• il grado di sostenibilità dei progetti, ossia, dal punto di vista finanziario, il livello di autofinanziamento evidenziato dai soggetti proponenti, e dal punto di vista temporale, la capacità dell’iniziativa di produrre i risultati attesi in tempi brevi e di renderli duraturi nel tempo.